” مكتب مساعدة المنظمات غير الحكومية ( سابقا) ” هي إحدى الدوائر التابعة للأمانة العامة لمجلس الــوزراء والـمعنية بشؤون تسجـــيل المنظمــات غـير الحكـــوميــة ( NGOs )، تأسست هذه الدائرة في وزارة التخطيط مركز تسجيل المنظمات غير الحكومية نهاية سنة 2003 ثم انفصلت إلى مكتب مساعدة المنظمات غير حكومية بالأمر (16)سنه 2005 ،وبعدها تغير عنوانها الى دائرة المنظمات غير الحكومية بالأمر (122) سنة 2008

مهام وواجبات دائرة المنظمات غير الحكومية

تتولى هذه الدائرة مهمة الاشراف والمتابعة على عمل المنظمات غير الحكومية بمجاليها الاداري والفني ، واصدار القرارات الفنية الخاصة بالمنظمات بموجب الامر 45 لسنة 2004 المعدل ، وتتضمن هذه المهام ايضاً اعداد الخطط والبرامج لتطوير عمل الدائرة وملاكها لتقديم افضل الخدمات للحكومة والمجمع على حد سواء ، ولذلك تعتبر هذه الدائرة الجهة المخولة بالاشراف على تسجيل المنظمات غير الحكومية ( المحلية وفروع المنظمات الاجنبية ) واتخاذ الاجراءات الكفيلة بتنسيق انشطتها والقيام بالتحقق المالي لسجلاتها لاعطائها الشرعية لممارسة انشطتها داخل العراق كما تعتبر الدائرة جهة منسقة للعلاقة بين الدولة من جهة وبين المنظمات غير الحكومية والتي تقدم خدماتها للمجتمع عن طريق الدراسات والابحاث والخدمات الاجتماعية الاخرى من جهة اخرى ، وكذلك تقوم الدائرة بمتابعة انشطة المنظمات غير الحكومية بغية التحقيق من امتثالها لبنود الامر 45 لسنة 2004 المعدل ، وتقوم النشاطات واعداد التقارير الدورية لها من خلال حضور الندوات واللقاءات التي تقيمها تلك المنظمات واتخاذ الاجراءات القانونية بحق المنظمات غير الحكومية عند خرقها لأي بند من بنود القانون وتتعلق بالتعليق والالغاء الاجراءات او احالتها إلى القضاء ان لزم الامر ذلك .
وتتضمن مسؤوليات هذه الدائرة ما يأتي : ـ

1. الاشراف على تأسيس منظمات غير حكومية وتسجيلها ضمن قاعدة بيانات الدائرة واعطائها رقم تسجيل خاص والذي يعتبر الرقم التعريفي لتلك المنظمات والتي يتيح لها ممارسة انشطتها داخل العراق .

2. التأكد من استيفاء الطلبات المقدمة للنواحي الشكلية والقانونية والمالية المطلوبة لتسجيل تلك المنظمات والقوانين التي ستصدرها لاحقاً والمنظمة لعمل المنظمات غير الحكومية .

3. تزويد المنظمات المحلية والاجنبية بكتب رسمية تمنحها شرعية مزاولة مهامها في العراق .

4. متابعة انشطة المنظمات من خلال الاشراف على اعداد الدراسات والبحوث المقدمة من قبل منظمات المجتمع المدني المكرسة لخدمة المجتمع وكذلك حضور الندوات والمؤتمرات المقامة والاشراف على الاصدارات الثقافية كافة.

5. التنسيق مع الجهات الامنية داخل العراق بهدف متابعة تحركات وانشطة تلك المنظمات والتأكد من سلوكها في الاتجاه الصحيح والاهداف الموضوعة لها والتي على اساسها اجيزت تلك المنظمة داخل العراق .

6. اعلام الجهات المختلفة بقانونية تسجيل المنظمات وذلك من خلال الرجوع إلى قاعدة البيانات المعدة من قبل الدائرة والتي تحوي كافة بيانات المنظمة او اي معلومات اخرى تخصها .

7. تدقيق الحسابات المالية للمنظمات بشكل مباشر والتحقق من مصادر التمويل وشرعيتها وكذلك مبالغ التمويل ومقارنة تلك المبالغ مع الانشطة المقدمة من قبل تلك المنظمات والتحقق من قانونيتها وموضوعيتها والتأكد من مراجعة كافة الحسابات من قبل مكاتب المحاسبين القانونيين المجازين قبل تقديمها للدائرة بالشكل النهائي .

8. الاطلاع على التقارير الدورية المقدمة من قبل المراكز التنسيقية في المحافظات حول انشطة المنظماتى التي تقع ضمن الرقع الجغرافية لتلك المراكز .

9. تحديث قاعدة البيانات الخاصة بالمنظمات غير الحكومية من خلال ادخال كافة المتغيرات التي تحدث .

10 .اتخاذ الاجراءات اللازمة بحق المنظمات التي تخالف شروط التسجيل او امتناعها عن تقديم الحسابات المالية او اي مستمسكات او تقارير تطلب من قبل الدائرة اثناء عملية التدقيق على انشطة تلك المنظمات.

أقسام ومهام دائرة المنظمات غير الحكومية

قسم الادارة والسكرتارية والاستعلامات

1. متابعة الكتب الصادرة والواردة للدائرة وتحريرها وكذلك تداول البريد بين اقسام الدائرة.
2. متابعة نشاطات الدائرة وانجازاتها واعداد البرامج اليومية والاسبوعية لها.
3. متابعة تنفيذ الاوامر الادارية والفنية الصادرة الموجهة من المدير العام.
4. الاهتمام بشؤون الموظفين واجازاتهم .

وحدة الاستعلامات

1. استلام وتسليم البريد الخاص بالدائرة من وإلى الأمانة العامة لمجلس الوزراء.
2. تلقي الاتصالات من المنظمات والاجابة على استفساراتهاوتحديد موعد للمراجعة إلى الدائرة ان تطلب الامر .

قسم القانونية

1. حضور الندوات والمؤتمرات لتمثيل الدائرة فيما يتعلق بمناقشة القوانين الخاصة بالمنظمات.
2. تدقيق النظام الداخلي ومحاضر الانتخاب للمنظمات المسلمة مباشرةً او عن طريق البريد الالكتروني الخاص للقسم.
3. الاجابة عن المخاطبات الواردة من الدوائر الرسمية والمنظمات غير الحكومية فيما يتعلق بالجانب القانوني وبالتنسيق مع الاقسام الاخرى .

قسم التسجيل

1. استلام مستمسكات التسجيل وتجديد المنظمات غير الحكومية المحلية وفروع المنظمات الاجنبية العاملة في العراق.
2. رفع اضابير المنظمات المستوفية لضوابط التسجيل والتجديد إلى لجنة إصدار وثائق التسجيل.
3. الاجابة عن المخاطبات الواردة من الدوائر الرسمية إلى القسم .

قسم المالية

1. تدقيق ميزانية وموازنة المنظمات الراغبة في التسجيل والتجديد.
2. متابعة المنح المستلمة من الجهات المانحة بالاضافة إلى معرفة طبيعة النشاط الذي تصرف فيه تلك المنح.
3. الزيارات الميدانية إلى مقر المنظمات لتدقيق سجلاتها المالية.

قسم المعلوماتية

1. إدخال البيانات الخاصة بالمنظمات المسجلة حديثاً في قاعدة البيانات ومنحها رقم تسجيل.
2. الاستعلام عن المنظمات التي تروم إلى التسجيل الجديد أو التجديد ( لتجنب تكرارها ).
3. تزويد أقسام الدائرة بالمعلومات الخاصة بالمنظمات المراد الاستعلام عنها المتعلقة بأعداد المطالعات والتقارير.
4. استلام البريد الإلكتروني والإجابة علية ( الكتب الرسمية, مستمسك تسجيل وتجديد المنظمات, طلبات, استفسارات ).
5. طباعة إجازة تسجيل للمنظمات.
6. تغيير معلومات المنظمات في قاعدة البيانات وحسب المستجدات ( تعديل , تعليق , إلغاء) .
7. صيانة وتحديث قاعدة البيانات لدى الدائرة والأمانة العامة والوزارة.
8. الأشراف والتحديث على الموقع الإلكتروني الخاص بالدائرة.
9. تصميم وإعـــادة صياغـة استمارات التسـجـيل وأي اســتمارات أخــرى تخــص بقيــة أقســام الدائرة.
10. إعداد انجازات الأقسام ورفعها إلى الأمانة العامة لمجلس الوزراء .

قسم الأرشيف والأرشفة الالكترونية

1- حفظ مستمسكات المنظمات في أضابير و توثيقها ضمن رقم الحاسبة المعتمد لكل منظمة.
2- أرشفة الأضابير المحفوظة الكترونيا .
3- تجهيز الأقسام المعنية بالأضابير المطلوبة .
4- توفير الإحصاءات والجرودات للأقسام المعنية .
5- استلام نشاطات المنظمة وتوثيقها .

قسم المتابعة

1. التدقيق والرقابة لسجلات المنظمات وفق القوانين المعتمدة.
2. متابعة المنظمات ميدانيا وبواقع أربعة تقارير أسبوعيا لكل متابع وفق استمارة خاصة مرفقة طيا .
3. إعداد مطالعة بالتقارير الواردة إلى قسم المتابعة والتنسيق وتقديمها إلى السيد المدير العام.
4. ادراج المنظمات التي توجد لديها إشكالات في قاعدة البيانات الخاصة بالقسم .
5. ادراج التقارير في سجلات خاصة لكل محافظة مع تصنيف المنظمات من حيث النشاط.
6. إيصال الكتب الصادرة من دائرتنا إلى المنظمات غير الحكومية
7. اعداد مطالعات مع قسم القانونية حول الكتب التي تردنا من وزارة الدولة لشؤون الأمن الوطني.
8. المشاركة في الانشطة التي تقيم بها المنظمات والتنسيق مع الجهات الحكومية .
9. استلام التقارير من المراكز التنسيقية في ( دهوك – كربلاء المقدسة – البصرة ) .

أماكن تنقل الدائرة في بغداد

1-  بداية شارع المغرب قرب الاتحاد .

2-  باب المعظم خلف السفارة التركية .

3- الباب الشرقي قرب ساحة الخلاني .

4- المنطقة الدولية .

5- كرادة مريم قرب دائرة الإسكان .